工作中的九段秘書(shū)，你在第幾段？
6月18號(hào)培訓(xùn)中，提到“九段秘書(shū)”，百度了一下，供大家參考：
所謂的九段秘書(shū)，指的是在企業(yè)管理中，領(lǐng)導(dǎo)安排次日開(kāi)會(huì)，在這件事中的，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？假如你是秘書(shū)，你會(huì)是第幾段？
第一段秘書(shū)：發(fā)通知
通過(guò)電子郵件或者公司入口小黑板發(fā)會(huì)議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)的會(huì)議用品，并參加會(huì)議。
可想而知，發(fā)郵件，可能有的中層管理人員休息，沒(méi)上網(wǎng)，沒(méi)收到。寫(xiě)在公司入口小黑板上的會(huì)議通知，也同樣可能有人沒(méi)看見(jiàn)，然后遲到，或者不參加次日的會(huì)議。次日的會(huì)議肯定會(huì)有一小部分人缺席。
第二段秘書(shū)：抓落實(shí)
發(fā)完電子郵件后，再打一個(gè)電話(huà)與參會(huì)人員確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。
郵件發(fā)了，電話(huà)也打了。但是還有一個(gè)問(wèn)題，有人可能沒(méi)接電話(huà)。雖然她打了電話(huà)，對(duì)方?jīng)]接，也就相當(dāng)于沒(méi)有通知到。次日的會(huì)議，依然還是會(huì)有人缺席。
第三段秘書(shū)：重檢查
發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天會(huì)前30分鐘提醒與會(huì)者參會(huì)，確定有沒(méi)有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo)，保證領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)前知悉缺席情況。也給領(lǐng)導(dǎo)確定缺席人員是否必須參會(huì)留下思考時(shí)間。
仔細(xì)回憶一下，你平常的工作是不是這樣干的？如果是，說(shuō)明你就是三段秘書(shū)的資質(zhì)。
第四段秘書(shū)：勤準(zhǔn)備
發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知后，去測(cè)試可能用到的投影儀，電腦等工具是否工作正常，并在會(huì)議室門(mén)上貼上小條：此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有某項(xiàng)會(huì)議，需要占用會(huì)議室。
四段秘書(shū)做了檢查，準(zhǔn)備，并確認(rèn)了設(shè)備是否正常。
第五段秘書(shū)：細(xì)準(zhǔn)備
發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測(cè)試了設(shè)備，還先了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是什么？議題是什么？然后給與會(huì)者發(fā)過(guò)去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供參考和做發(fā)言的準(zhǔn)備。
第六段秘書(shū)：做記錄
發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測(cè)試設(shè)備，提供相關(guān)會(huì)議資料，在會(huì)議過(guò)程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄，在得到允許的前提條件下，做錄音備份。
第七段秘書(shū)：發(fā)記錄
會(huì)后整理好會(huì)議記錄給領(lǐng)導(dǎo)，然后請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否發(fā)給參加會(huì)議的人員，或者其他人員。
第八段秘書(shū)：定責(zé)任
將會(huì)議確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書(shū)面?zhèn)渫洠唤o領(lǐng)導(dǎo)與當(dāng)事人一人一份，定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。
第九段秘書(shū)：做流程
把上述過(guò)程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程，讓任何下一個(gè)秘書(shū)都可以根據(jù)這個(gè)流程，把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴(lài)于任何人的會(huì)議服務(wù)體系！
以上九個(gè)不同段位的秘書(shū)工作方法我們可以看出，由于對(duì)結(jié)果追求程度的不同，秘書(shū)的工作內(nèi)容也發(fā)生了很大變化。每個(gè)崗位都要體現(xiàn)每個(gè)崗位的價(jià)值，九段秘書(shū)做出九種結(jié)果，體現(xiàn)了九種價(jià)值，我們對(duì)自己的崗位認(rèn)識(shí)，對(duì)自己崗位的價(jià)值體現(xiàn)又能分成幾段？
有人抱怨顧客少，有人抱怨工資少，但是有沒(méi)有想過(guò)自己一天到晚干了些什么？領(lǐng)導(dǎo)交待的一件事情，你做到極致了沒(méi)有？如果你沒(méi)有做到極致，也沒(méi)有定流程，也沒(méi)有總結(jié)，也沒(méi)有報(bào)告，也沒(méi)有自查和糾錯(cuò)，你覺(jué)得你還有理由抱怨嗎？